Todos queremos aprovechar al máximo las 24 horas que tiene el día. Sin embargo, algunas personas logran mayor productividad, éxito y calidad de vida con la misma cantidad de tiempo que otras. Por tanto, podríamos preguntarnos cómo podemos gestionar el tiempo de forma exitosa. Es importante identificar qué es lo que nos hace perder el tiempo.
Las redes sociales, el WhatsApp y el correo electrónico son algunas de las principales causas que nos llevan a invertir hasta tres horas diarias de nuestro tiempo.
Es importante diferenciar las tareas urgentes aquellas que debemos priorizar y llevar a cabo de manera inmediata de las importantes, que podemos realizar a posteriori. Contestar el teléfono de la oficina es urgente, ya que, si no lo hacemos, la llamada se pierde. Leer el correo es importante, pero quizás no sea siempre urgente. Mirar nuestro feed personal de Facebook o Instagram no es ni urgente ni importante en el trabajo, y es una tarea que podemos reservar para el final del día cuando lleguemos a casa. Si bien siempre pueden surgir imprevistos durante la jornada laboral, serás mucho más productivo si te habitúas a seguir rutinas de trabajo la mayor parte del tiempo.
A la mayoría de las personas, crear y seguir una rutina les permite gestionar mucho mejor su tiempo y finalizar las tareas del día previstas.
Una tarea como leer y contestar correos electrónicos nos podría llevar todo el día si no nos marcamos un límite de tiempo para hacerlo. Por ello, es recomendable establecer, por ejemplo, bloques de 15 minutos cada tres horas para revisar la bandeja de entrada del email. También es importante marcar el inicio y el final de las reuniones para evitar que se eternicen y perder el día sin hacer nada más. En general, no hay muchas personas que hagan bien varias cosas a la vez, pues la mente se dispersa y cuesta volver a centrarse en nuestras tareas. Es mucho más efectivo terminar una tarea antes de pasar a otra. Si tienes que ocuparte de muchas labores diferentes, intenta agruparlas y lleva a cabo las que sean similares de forma consecutiva.
Delegar es una de las habilidades más difíciles de poner en práctica para muchas personas que creen que haciéndolo todo ellas y controlando cada detalle, todo saldrá mucho mejor. El hecho de no delegar impide administrar y gestionar el tiempo de forma eficaz. Por ello, es necesario y beneficioso compartir y repartir la carga de tareas con las personas de tu equipo en la medida en que sea posible para aprovechar al máximo el tiempo de cada uno.
Mi nombre es Andrés R. Hassen Licenciado en Economía y Finanzas, y espero poder ayudaros a través de nuestros modelos de gestión empresarial. Creemos que esta es la mejor forma de ofrecer a nuestros clientes y no clientes un servicio de calidad que supere sus expectativas en cualquier lugar del mundo. Nuestro lema es lo importante para el cliente, es importante para nosotros.
